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POLÍTICA DE COMPLIANCE
nº de revisão: 01 | Ultima Atualização: 01/08/2025
1. INTRODUÇÃO E OBJETIVO
O Grupo Vibe e todos os seus colaboradores estão comprometidos em conduzir as atividades empresariais com os mais altos padrões de integridade, legalidade, ética, transparência e profissionalismo. Este compromisso constitui a base fundamental de nossa cultura organizacional e orienta todas as decisões e ações das empresas que compõem o Grupo.
Esta política estabelece diretrizes claras e abrangentes para assegurar que colaboradores, representantes e terceiros que atuem em nome do Grupo Vibe compreendam integralmente os requisitos gerais das leis anticorrupção. Além disso, serve como ferramenta estratégica de prevenção, orientação e mitigação de riscos, visando evitar conflitos, violações legais e preservar a reputação e sustentabilidade do Grupo.
Para os propósitos desta Política, o GrupoVibe estabelece que as leis anticorrupção se aplicam integralmente a todos os colaboradores, incluindo membros da diretoria, bem como a todos os terceiros que atuem em nome ou representem os interesses das empresas do Grupo.
Todos os indivíduos que representam o Grupo Vibe, incluindo consultores, prestadores de serviços, parceiros de negócios, fornecedores, agentes e demais intermediários, serão informados sobre esta Política e se comprometerão a seguir todas as leis anticorrupção aplicáveis. Este compromisso constitui pré-requisito obrigatório e inegociável para agir em nome do Grupo Vibe.
Esta Política reafirma, ainda, o compromisso do Grupo Vibe quanto ao cumprimento de todos os demais requisitos legais aplicáveis ao negócio, à proteção e promoção dos direitos humanos, e ao atendimento das diretrizes corporativas estabelecidas. O Grupo repudia veementemente quaisquer formas degradantes de trabalho, práticas discriminatórias de qualquer natureza ou condutas caracterizadas como assédio moral ou sexual.
O Grupo Vibe estabelece procedimentos estruturados e controles internos que devem ser exercidos pelos colaboradores para assegurar a adequação e fortalecimento dos objetivos estabelecidos, promovendo a melhoria contínua do sistema de gestão antissuborno e compliance. Esses procedimentos fornecem suporte estratégico à missão institucional, à continuidade operacional e à sustentabilidade corporativa, visando inibir ou mitigar eventuais riscos decorrentes dos negócios e processos organizacionais. Adicionalmente, determinam requisitos específicos relacionados às partes interessadas, disseminando uma cultura sólida de controles alinhada aos preceitos éticos, princípios, políticas e boas práticas de Governança Corporativa e Integridade, assegurando que as informações produzidas sejam íntegras, confiáveis e adequadas para tomada de decisões, cumprimento de obrigações de transparência e prestação de contas responsável.
Após a leitura da presente política, todo colaborador deve confirmar sua leitura e registrar sua concordância com os termos estabelecidos. Esta confirmação constituirá evidência documental de que o colaborador possui conhecimento das políticas do Grupo Vibe, do Código de Conduta vigente, do seu compromisso profissional com a empresa e das consequências decorrentes do não cumprimento de qualquer uma dessas diretrizes.
O colaborador que tiver dúvidas, questionamentos ou necessidade de esclarecimentos sobre a aplicação desta política, das leis ou regulamentação anticorrupção, deverá buscar orientação junto ao seu líder imediato ou, se necessário, buscará apoio junto ao time jurídico, que desempenha a função de Compliance Officer.
2. PRINCÍPIOS DE COMPLIANCE DO GRUPO VIBE
Todos os colaboradores que conduzam negociações em nome do Grupo Vibe devem agir com absoluta transparência, integridade e boa fé em todas as relações com clientes. Todas as informações e condições comerciais, deverão ser formalizadas e comunicadas ao cliente, para seu conhecimento e aceite, através de assinatura de pessoas devidamente autorizadas para:
- Entrega de objetos ou serviços;
- Formalização de Contrato;
- Formalização de alterações eventualmente necessárias ou complementares;
3. CONHECIMENTO
Os colaboradores devem manter registros que reflitam, de maneira precisa e transparente, todos os seus processos e estabeleçam controles a fim de garantir que todas as transações sejam realizadas de forma íntegra, transparente e em conformidade com as necessidades do cliente.
Essas exigências têm por objetivo prevenir expectativas equivocadas quanto ao objeto contratado, protegendo a reputação e a percepção de qualidade do Grupo Vibe perante o mercado e fortalecendo a confiança nas relações comerciais estabelecidas.
Para tanto, os colaboradores devem:
Participar ativamente dos treinamentos corporativos para terem conhecimento das nossas soluções e fluxos operacionais;
Entender de forma completa a demanda do cliente;
Garantir que o cliente tenha compreendido todos os termos e condições contratuais;
Apresentar soluções que, com propriedade técnica, sem subterfúgios ou informações incorretas, atendam as necessidades do cliente;
4. CONTRATOS FORMAIS
Todos os colaboradores e terceiros que atuem em nome do Grupo Vibe devem cumprir integralmente esta política. Portanto, colaboradores e terceiros que representem o Grupo Vibe estão proibidos de oferecer, prometer, fazer, autorizar ou proporcionar (diretamente ou indiretamente, inclusive através de terceiros) qualquer vantagem indevida, pagamentos irregulares, presentes inadequados, ou a transferência de qualquer valor para funcionário público ou privado (incluindo seus familiares), que influencie ou recompense qualquer ação oficial ou decisão de tal pessoa em benefício da empresa ou próprio.
Qualquer promessa ou compromisso comercial deverá passar pelas aprovações formais internas estabelecidas, garantindo que o conteúdo da contratação será efetivamente entregue conforme pactuado. É vedada a venda informal com condições ou itens que não estejam explícitos em contrato ou instrumento correspondente e/ou sem o trâmite de aprovação adequado.
Recomendações:
- Identificação prévia das exigências do cliente;
- Aprovações internas previamente formalizadas;
- Formalização em contrato ou instrumento correspondente de todas as exigências econdições;
- Checagem de todos os documentos e validação de todas as informações;
4.1 Validade Contratual
A execução dos serviços contratados deverá ser autorizada, preferencialmente, após a assinatura do contrato ou de documento correspondente ou mediante aprovação da Diretoria.
O colaborador que atua na área de vendas deve certificar-se quanto à veracidade de todas as informações do cliente necessárias para que o Grupo Vibe seja contratado e esteja apto para efetuar as faturas decorrentes dos serviços prestados.
Recomendações
- Verificação detalhada dos requisitos do cliente antes do processo de venda e elaboração da proposta comercial;
- Identificação de todas as informações que o cliente necessita em seu processo para formalizar uma contratação e autorizar o faturamento correspondente.
- Identificação de quem são os responsáveis pelas assinaturas de cada documento;
5. TRANSPARÊNCIA
O Grupo Vibe adota critérios transparentes para o estabelecimento da conformidade e fortalecimento do ambiente de controles internos, com a finalidade de promover as melhores práticas de governança corporativa e manter a qualidade das informações, promovendo a transparência nos seguintes aspectos:
Viabilização do acesso às informações institucionais. As informações devem ser completas, precisas e claras, devendo haver ampla divulgação de dados e informações ao corpo interno e partes interessadas, de forma clara, acessível e compreensível, a respeito de programas, ações, projetos e atividades realizadas pelo Grupo Vibe;
Assegurar a conformidade com os requisitos legais e aplicáveis, visando à transparência e aderência às políticas, normas e procedimentos internos estabelecidos;
O Grupo Vibe deverá adotar em seus procedimentos internos mecanismos que permitam prevenir, detectar e remediar riscos incompatíveis com atuação ética, íntegra e transparente, estabelecendo um ciclo eficaz de conformidade organizacional;
Deve haver clareza quanto às atribuições dos colaboradores, favorecendo a comunicação e a transmissão de informação entre as áreas sobre qualquer comportamento inadequado, ilegal ou antiético identificado;
O sistema de controle interno deve atuar como instância preventiva de possíveis ocorrências de desvios na aplicação dos recursos, implementando ações estratégicas de fortalecimento da integridade, de estímulo a práticas de controle social, de transparência e de desenvolvimento da cultura ética;
6. CONFIDENCIALIDADE
Os colaboradores manterão absoluto sigilo sobre informações confidenciais a que tiveram acesso em decorrência do exercício da sua função, sendo totalmente proibida a divulgação de quaisquer dessas informações a pessoas não habilitadas ou que possam utilizá-las indevidamente para qualquer finalidade.
Quando o colaborador tiver acesso à chamada “informação confidencial”, deverá obrigatoriamente se abster de divulgá-la ou utilizá-la em proveito próprio ou de terceiros.
Por “informação confidencial” entenda-se aquela de caráter materialmente relevante e sigiloso, cuja utilização ou divulgação indevida pode, dentre outras consequências, vir a influenciar no preço do mercado. Os assuntos pessoais e informações comerciais dos clientes serão tratados com a mais estrita confidencialidade, não devendo ser divulgado a qualquer outra empresa ou pessoa, seja interna ou externa à organização, sem a prévia autorização dos referidos clientes.
7. A IMPORTÂNCIA DA ANÁLISE JURÍDICA
O time jurídico analisa e encaminha todas as considerações cabíveis, identificando possíveis ilegalidades, sugerindo alterações necessárias e, ainda, destacando pontos importantes. A análise conduzida pelo jurídico deve ser tratada de forma interna e com a devida cautela, mantendo-se a confidencialidade das informações analisadas. A ponderação realizada pelo time jurídico requer tempo adequado para leitura criteriosa e análise minuciosa de todas as cláusulas, termos e condições contratuais, assegurando a máxima qualidade e precisão na orientação fornecida.
8. RELAÇÃO COM O ENTE PÚBLICO (Lei 12.846 de agosto de 2013)
Nas relações entre as empresas do Grupo Vibe e Órgãos Públicos, todo e qualquer processo deve seguir os preceitos legais da administração pública sem violar a quaisquer dispositivos previstos na legislação vigente nos processos de vendas para Governo, é permitido prestar informações para que a Administração Pública elabore os termos de referência e, consequentemente, os editais de licitação. No entanto, é necessário prestar as informações de forma técnica e devidamente justificada ao objeto específico do termo de referência ou edital em questão
Os colaboradores da área comercial devem manter integração com as demais competências (jurídica, fiscal, trabalhista, econômico-financeira e técnica) para fundamentar de maneira adequada suas proposições e, principalmente, entender que tipo de negócio e objeto que o cliente deseja contratar.
Essas recomendações, têm como objetivo garantir a conformidade legal, minimizar ao máximo o retrabalho ou imprevistos durante a participação em licitações públicas e, por outro lado, maximizar a rentabilidade e a satisfação do cliente final. Toda e qualquer informação que possa caracterizar ou sugerir algum tipo de irregularidade no processo público deve ser tratada de forma exemplar, devendo ser reportada através do Canal de Ética e/ou comunicada diretamente ao Compliance Officer.
Exemplos de práticas vedadas: combinação de preços, propostas fraudulentas de cobertura, pagamento por intermediações irregulares, entre outras condutas antiéticas.
A garantia dos negócios do Grupo Vibe fundamenta-se na excelência das competências jurídica, fiscal, trabalhista, econômico-financeira, técnica e comercial. Essas competências devem ser utilizadas estrategicamente para assegurar o sucesso do trabalho, sempre priorizando a conformidade legal e a adequação ao objeto a ser contratado pelo ente público;
9. CONDIÇÕES GERAIS
O Grupo Vibe nomeou o time jurídico como Compliance Officer, responsável por verificar, apurar e gerenciar integralmente o sistema de gestão antissuborno e compliance, reportando- se diretamente ao Comitê de Compliance e Diretoria. O Compliance Officer possui total autoridade e independência operacional sob o sistema de gestão antissuborno e compliance.
Toda e qualquer situação que possa representar uma violação a essa Política deve ser comunicada previamente ao Grupo Vibe, através do Canal de Ética, disponível em https://etica.vibetecnologia.com/, ou por meio do Compliance Officer, através do e-mail: juridico@vibetecnologia.com.
Não serão admitidas, sob nenhuma hipótese, qualquer forma de retaliação, perseguição ou constrangimento aos denunciantes e aos envolvidos que, de boa-fé, prestarem informações sobre violações a esta Política.
Esta Política não esgota toda e qualquer situação que pode ser encontrada no cotidiano da condução dos negócios. Portanto, sempre que houver qualquer dúvida a respeito do atendimento ou não às diretrizes deste documento, todo colaborador poderá encaminhar seu questionamento ao Compliance Officer, através do e-mail: juridico@vibetecnologia.com.
A violação desta Política e demais requisitos do sistema de gestão antissuborno e compliance, no todo ou em parte, poderá sujeitar o infrator às sanções previstas no Código de Conduta, além das penalidades civis, criminais e administrativas cabíveis.
A presente Política passa a ser aplicada a partir da data de sua divulgação, sem previsão para término, devendo ser revisada, sempre que o Grupo Vibe entender necessário.
